Podcast: vormgeven en organiseren van risico- en incidentmanagement

In onze eerste podcast spreken we met Roy Johannink. Roy werkt als zelfstandig adviseur en trainer in het vak van crisisbeheersing. Hij noemt het zelf liever risico- en incidentmanagement. In deze podcast gaan we in op die context en de rol van gemeenten. Hieronder volgt de samenvatting.

Een kort woord vooraf… Het terugluisteren van onze eerste podcast was een leerzame ervaring. Veel is gezegd maar veel ook niet. Soms wat generaliserend. Haal eruit wat je wilt. Het is slechts een perspectief.

Incidenten of crisis?

Incidenten staan centraal in het gesprek. Wat zijn incidenten eigenlijk? In de basis zijn incidenten volgens Roy gebeurtenissen die afwijken van de normale gang van zaken. Dat kan dan van alles zijn. Van verkeerde uitspraken in de media tot aan een brand met slachtoffers of maatschappelijk onrust door terugkeer van een zedendelinquent. Incidenten kunnen groot of klein zijn en als je goed kijkt gebeuren deze elke dag. En wat doe je dan? 

Dat is een belangrijk vraag. Roy’s missie is het helpen van medewerkers en teams om hun rol in het stelsel van crisisbeheersing zo scherp mogelijk te krijgen. Die rol is volgens hem voorwaardelijk voor het goed functioneren van de crisisorganisatie en helpt bij het voorkomen van slachtoffers en schade.  

Zijn we als lokale en regionale overheid efficiënt georganiseerd voor incident- en crisismanagement? We hebben heel veel mensen in de regionale crisisorganisatie. Het kost een vermogen om al die mensen op te leiden. Maar leidt dat wel tot de gewenste kwaliteit?

Kijken: wat is er echt nodig?

Volgens Roy kijken we op een verkeerde manier naar de taken en de gewenste uitvoering ervan. Veel van de taken binnen de regionale crisisorganisatie zijn nagenoeg hetzelfde als taken die mensen in de reguliere organisatie uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het geven van een advies of het nemen van besluiten. Is het wel echt nodig om de mensen daarin op te leiden? We maken het misschien wel iets te spannend met elkaar. 

Roy: het mooie van incidenten is dat een organisatie kan ontdekken op welke plekken zij kwetsbaar is. Sterker nog, je kunt als je tijdens de voorbereiding naar een organisatie kijkt al voorzien waar de kwetsbaarheid zich zal voordoen. Een crisisorganisatie hoort niet iets aparts te zijn maar eerder een geïntegreerd verlengstuk van je normale organisatie dat op bepaalde momenten extra capaciteit of bevoegdheden nodig heeft. 

Voorbereiding versus uitvoering

In gemeenteland is Openbare Orde en Veiligheid een belangrijk thema. Kleine en grote incidenten komen voor. Echter, niet alle gemeenten hebben de capaciteit om dit goed voor te bereiden. Dat is de voornaamste reden om de samenwerking op te zoeken en deze samenwerking krijgt formeel vorm binnen de veiligheidsregio. Dit heeft ervoor gezorgd dat gemeenten bepaalde onderdelen van de voorbereiding en uitvoering van crisisbeheersing niet meer alleen hoeven te doen.

De veiligheidsregio is hiermee het verlengstuk van de lokale verantwoordelijkheid van het college van B&W. 

Luiheid?

Maar is er ook een ander effect te bespeuren? Het lijkt er namelijk soms op dat gemeenten denken dat de veiligheidsregio een totaaloplossing is voor alle voorkomende incidenten. Wanneer er zich een incident voordoet, dan kijken gemeenten wel eens naar de regionale crisisorganisatie van de veiligheidsregio, want zij gaan het voor ons regelen. Dat is maar ten dele zo. Er is en blijft altijd de lokale verantwoordelijkheid.

Daarnaast: een incident, groot of klein, heeft altijd een lokale impact. Wat is dat en wat kun je of moet je als gemeente daaraan doen?  

Politie- en brandweermensen hebben vaker te maken met situaties die gaan over leven en dood. Maar een incident, groot of klein, heeft daarnaast ook een maatschappelijk effect. Wat is dat effect en wat kun je of moet je als gemeente daarmee doen?  

Daarnaast is volgens Roy een trend zichtbaar dat veiligheidsregio’s zelf steeds meer taken op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid omarmen. De meningen hierover, of dit een gezonde ontwikkeling is, lopen uiteen. Soms zijn gemeenten niet tevreden over de kwaliteit en tijdigheid van producten of diensten waarvoor zij betalen (via de gemeenschappelijke regeling).

Een veiligheidsautoriteit

Tegenstanders beweren dat de veiligheidsregio als organisatie nog te jong is en allereerst de basis op orde moet hebben voordat ze verder bouwen aan innovatieve bezigheden. Hoe de veiligheidsregio’s het precies doen in Nederland zal blijken uit de evaluatie die nu plaatsvindt. Een markant moment in de geschiedenis van de veiligheidsregio.

Het bundelen van veiligheidskennis en -vaardigheden op regionaal niveau is wel handig. Op de grotere gemeenten na hebben de meeste gemeenten onvoldoende mensen (adviseurs Openbare Orde en Veiligheid) om over de vele voorkomende onderwerpen deskundig te adviseren. Wel zijn de meeste onderwerpen voor alle gemeenten hetzelfde.

Het is dus zinnig om deze kennis en vaardigheden te centraliseren. Zo ben je als lokale adviseur veel minder tijd kwijt als er zich iets voordoet wat niet eerder voorkwam… Er zijn in de afgelopen jaren diverse netwerken ontstaan naast de veiligheidsregio’s die hierin voorzien. Veiligheidsnetwerk Oost-Nederland en de Veiligheidscoalitie Midden-Nederland bijvoorbeeld. Beiden gericht op het ondersteunen en bevorderen van kennis en ervaring.

Onder één dak organiseren

Roy vraagt zich af waarom we deze netwerken niet onder één dak organiseren: het dak van de veiligheidsregio. Gemeenten kunnen daar dan terecht voor ondersteuning of versterking op het gebied van OOV-vraagstukken. Dat zou een verdergaande versterking betekenen van risico- en incidentmanagement. Iedereen werkt op dezelfde manier, spreekt dezelfde taal en er ontstaat een veel beter overzicht door de bundeling van kennis en ervaring.  

Nog een stap verder. Dat bureau OOV binnen de veiligheidsregio kan dé adviesrol gaan vervullen voor de burgemeesters van de regiogemeenten, met de directeur veiligheidsregio als eerste bestuurlijk adviseur Openbare Orde en Veiligheid. 

Een interessant perspectief maar het nadeel hiervan is het doorgaans ontbreken van lokale contextgerichte kennis. Besluitvorming blijft een lokale verantwoordelijkheid. Besluitvorming is ook een proces waarin verschillende bestuurlijke en politieke belangen een plek hebben.

Roy stelt dat gemeenten in een dergelijke constructie deze contextuele kennis inbrengen maar dat de veiligheidsregio de zogenaamde taakgerichte kennis inbrengt.

Eigenaarschap voor incidentmanagement

De vraag is steeds welke veiligheidsvraagstukken je waar belegt. Het is in elk geval duidelijk dat de gemeente het alleen niet kan. Dat hoeft ook niet. Maar ook de veiligheidsregio is slechts een speler in het grotere geheel van veiligheidspartners.

Dat beseffende, waar hoort incidentmanagement dan thuis? Incidenten komen overal voor. Naast branden en ongevallen kun je ook denken aan zedenzaken, familiedrama’s en vermissingen. Incidenten, rampen en crises zijn niet uitsluitend het domein van de veiligheidsregio. Opschaling met alleen een regionale crisisorganisatie is dan niet altijd zinvol, aldus Roy.

Dit is belangrijk om te beseffen. Een organisatie als een gemeente, of een andere maatschappelijke instantie, moet zelf ook de nodige voorbereidingen treffen voor incidentmanagement. Bij een kritieke situatie is steeds de vraag die iedere organisatie zich moet stellen: wat kunnen wij zelf en waarvoor hebben we hulp nodig? Je moet als publieke organisatie eigenaarschap nemen voor deze taak. Het hoort erbij.

Is er bij gemeenten voldoende besef voor de eigen rol en verantwoordelijkheid bij incidenten? Roy: het draait om de inschatting van risico’s. Wat kan er gebeuren? Wat zijn daarvan de gevolgen? Dan: wat doe je zelf en wat beleg je elders? Maar let op: het zal vaak een combinatie zijn.

Denk even na voor je gaat rennen

Een goede analyse van de eigen rol en taak is wat Roy het allerbelangrijkste vindt voor medewerkers en bestuurders die te maken krijgen met incidenten. Zijn tip: neem hiervoor echt even de tijd. Neem een paar minuten om in de breedte na te denken over wat er allemaal gedaan moet worden. Maak daarna pas de stap naar wat dit betekent voor jouw organisatie en voor jou als professional. Bezint voor ge begint dus!

Meer informatie over het werk van Roy vind je hier op zijn persoonlijke website. Je kunt ook zijn boek over het stelsel van crisisbeheersing hier bestellen.